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業務引き継ぎ、ちゃんとしようよ

おはこんばんにちは。ヨンペです。

 

会社で内線がかかってきました。相手は数年前まで在籍していた前の部署の数年後輩の方からで、始めはてっきり今の部署に関係する質問か依頼かヘルプコールか何かだろうと思っていたんです。

しかし話を聞き始めるとどうも違う。
Aさん(内線をかけてきた後輩)「お疲れ様です。ヨンペさんですか?実は今困っていることがあるんで、教えてほしいんですけど」
僕「お疲れ様~、はいはい、どしたん?」

Aさん「実は今更新作業をしようとしている○○っていうサイトなんですけど、更新ができなくて」
僕「あぁ、そっちの部署にいた時俺が担当していたあのサイトね。あれ、今Aさんが担当してるんだ?俺、Bさんにマニュアル渡して操作一緒にやって引き継いだけど…?
「ん?Bさんからちゃんと引き継ぎ受けてないの?

Aさん「あっ、あのマニュアルヨンペさんが作ったものだったんですか!マニュアルはいただいたんですけど、別にその通りにしなくても更新作業はできていたんです。けどなぜかなにもしていないのに急に更新ができなくなっちゃったんです。
僕「あ~、はい。それで、Bさんからの引き継ぎは…?

Aさん「あっ、マニュアルをもらって簡単な作業手順も教えてもらったんですけど、そのあと急に更新ができなくなっちゃって」
「あ、Bさんが引き継いでくれたんですけど、忙しそうで聞けなくて」
僕「えっ?マニュアル通りに進めなくても更新ができたの?っていうかその前にBさんに聞くのが筋じゃないのかな?俺はBさんに引き継いで、問題なく更新作業ができていたわけでしょ?それに俺が作ったマニュアルの手順を飛ばしても更新ができるなら、システム的に修正が入ったんじゃないの?だとしたら、俺の知識は数年前で止まってるからお役に立てないよ…?まずはBさんに聞くべきじゃないかなぁ。」
Aさん「いや、でも、その、Bさん忙しそうで、聞いてもおざなりな対応しかしてくれなくて

(ん?俺は忙しいと思われていないのかな?う~ん…結構忙しいんだけど、そういうことまでは気が回らないほど焦ってるのかなぁ…力にはなりたいけど、Aさんの言う通りならシステム修正入っている可能性高いし、なによりここで俺が出ちゃうとBさんの存在って何?状態だったりプライドの問題もあるし)

僕「う~ん、申し訳ないけど、力になりたいけどなれそうにないわ~…。俺が更新作業していた時と環境が違ってるならなおさら無理だね。Bさんに聞いてほしいな。」
Aさん「そうですか…わかりました。失礼しました。」

「業務を引継ぎする際は、引継ぎ後も滞りなく業務を進められるように行う義務がある」っていう社則あるんですけどね。まぁ、社則ってあんまり読む人いないですよね。それに仮に読んでいたとしてもその通りにできるかどうかは、時間的・能力的な制限があってしづらいパターンも多いのかもしれません。しかし、仕事ですよ?「滞りなく業務を進められ」てないじゃん。

今までいた部署で、僕自身も引継ぎを受けるとき「はい、これ取引実績のある企業の資料。読んだらわかるから引き継ぎこれでお終いでいいね?」とベテランの先輩から受けたことはあります。営業だったので、他にもその取引先企業の先輩なりに受け止めている印象やらバイヤーのツボに入る話し方とか、店回りのコツとか、キーマンとか、取引するうえで注意すべきところとか、これからの環境やその展望が分からずとも少なくともその企業が置かれていた状況とか、いろいろあるんじゃないの?と、今になると思います。

だから僕自身は自分が担当している業務は、マニュアル化できるものはなるべく空き時間を見つけてマニュアルを作っています。引継ぎ時期になって焦って資料作るのイヤですもん。幸い、今まで作った資料は使い続けられていて、それを元に修正やらもしたうえで引継ぎ資料として使われている様なんですけど…他にもこういったことをしている方はいらっしゃるんですけど、あまり聞きません。

な~ぜ~?

自分で自分の首絞めているんですよ、会社の利益に直結する業務もあるんですよ、下手すると株主総会で発表される一因になりうる業務もあるんですよ…。
僕自身はちゃんと引継ぎができているとか、業務もすべて滞りなく進められているとか、とまでは言えませんが、

仕事です。ちゃんとやりましょうよ。

なんだかもやもやの残るやりとりで、この投稿を読まれた方にもどよんとした感情を残してしまうかもしれませんが、以上「業務引き継ぎしっかりしようよ」でした。

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